Gérer mes étudiants

Dans UCLine, les gestionnaires utilisateurs peuvent eux-mêmes créer les comptes pour les utilisateurs, sur base d'une liste tableur bien formattée.

Une action réservée au gestionnaire utilisateurs

Dans UCLine, on autorise la création de d'utilisateurs en attribuant le rôle de Gestionnaire utilisateurs. Le plus souvent, la même personne cumule le rôle de gestionnaire de catégorie et de gestionnaire utilisateur. Pour la gestion de la plateforme, cela permet de bien mettre en évidence le responsable technique des cours d'un programme.

N'hésitez pas à consulter la page Comprendre les différents rôles sur UCLine pour en savoir plus.

Attention, la gestion des utilisateurs est un droit de niveau plateforme, vous accédez donc à tous les utilisateurs de la plateforme. 

Préparer une liste d'étudiants externes pour l'importation

Pour importer une liste d'étudiant qui ne sont pas membres de la communauté universitaire, vous pouvez partir d'un fichier Excel qui reprend au minimum les noms, prénoms et emails des étudiants.

  • supprimer toutes les colonnes du fichier autres que nom, prénom et email;
  • ajouter une colonne pour les identifiants; vous devez vous-même composer les identifiants, sur base de la syntaxe prenom.nom en tronquant les noms/prénoms trop longs; Attention, les noms d'utilisateur ne peuvent pas contenir d'espace, de lettres accentuées ou de cédille. Pour les prénoms ou noms très longs, tronquez le nombre de caractères dans le username pour éviter qu'il dépasse 15 caractères.
Astuce Excel pour composer les username sur base des prénoms et noms !
Jonglez avec les fonctions excel MINUSCULE (pour mettre une chaîne en minuscule), GAUCHE (pour tronquer une chaîne en conservant la partie de gauche) et SUBSTITUE (pour enlever les lettres accentuées, tirets et apostrophes).
Une formule qui devrait marcher dans la plupart des cas:
=SUBSTITUE(SUBSTITUE(SUBSTITUE(SUBSTITUE(SUBSTITUE(SUBSTITUE(SUBSTITUE(SUBSTITUE(SUBSTITUE(SUBSTITUE(SUBSTITUE(SUBSTITUE(SUBSTITUE(SUBSTITUE(GAUCHE(MINUSCULE(A2);7)&"."&GAUCHE(MINUSCULE(B2);7);"é";"e");"è";"e");"ê";"e");"ë";"e");"ç";"c");"'";"");"ö";"o");"ô";"o");"-";"");"ï";"i");"î";"i");"â";"a");"à";"a");"ò";"o")
Télécharger un exemple de fichier avec cette formule
  • ajouter une colonne pour associer à chaque utilisateur le nom de cohorte de votre groupe (qui est donc le même pour tous); utilisez un nom qui explicite votre programme de formation car toutes les cohortes sont mises en commun au niveau de la plateforme; nous vous suggérons de rappeler l'année en cours dans le nom de cohorte, de manière à gérer facilement les cohortes qui se succèdent dans le cours;
  • l'ordre des colonnes n'a pas d'importance, par contre les colonnes doivent être libellées très précisémment (en respectant les minuscules) :
    • username pour la colonne des identifiants;
    • firstname pour la colonne des prénoms;
    • lastname pour la colonne des noms;
    • email pour la colonne des emails
    • cohort1 pour la colonne de la cohorte (le numéro 1 n'est pas facultatif).
  • A ce stade, votre fichier devrait se présenter de cette manière (éventuellement avec les colonnes dans un ordre différent) :

    liste d'utilisateur pour importer dans ucline

  • enregistrer le fichier au format .csv (comma separated values) en veillant bien à utiliser l'encodage UTF8; choisissez comme délimiteur virgule (,) ou point-virgule (;) Tuto Excel pour générer un fichier en UTF8
  • votre fichier est prêt pour l'import ! 
Notez que si vous souhaitez imposer le mot de passe aux utilisateurs, vous pouvez aussi ajouter une colonne password dans le fichier d'import et compléter les mots de passe souhaités pour vos utilisateurs.
Si vous souhaitez que vos étudiants soient automatiquement inscrits à un cours et à un groupe donné dans ce cours, ajoutez 2 colonnes intitulées course1, group1 avec le code du cours et du groupe associé.
Plus d'informations sur les possibilités d'import d'utilisateurs dans Moodle ...

Préparer une liste d'étudiants UCLouvain pour l'importation

Si vous devez inscrire une liste d'étudiants qui sont régulièrement inscrits à l'UCLouvain, vous devez impérativement lier leur compte à leur compte utilisateur UCLouvain. 
Vous pouvez partir d'un fichier Excel qui reprend au minimum les noms, prénoms et emails des étudiants.
  • supprimer toutes les colonnes du fichier autres que nom, prénom et email;
  • ajouter une colonne username pour les identifiants;
    Pour chaque étudiant UCLouvain, faites une recherche auprès du service Mail2uid  sur base de l'email pour récupérer leur identifiant uid (service en accès réservé aux gestionnaires utilisateurs sur UCLine).
    mail2uid

  • ajouter une colonne password dont le contenu des cellules doit rester vide;
  • ajouter une colonne auth à remplir pour tous les étudiants avec la valeur ldap;
  • ajouter une colonne pour associer à chaque utilisateur le nom de cohorte de votre groupe (qui est donc le même pour tous); utilisez un nom qui explicite votre programme de formation car toutes les cohortes sont mises en commun au niveau de la plateforme; nous vous suggérons de rappeler l'année en cours dans le nom de cohorte, de manière à gérer facilement les cohortes qui se succèdent dans le cours;
  • l'ordre des colonnes n'a pas d'importance, par contre les colonnes doivent être libellées très précisémment (en respectant les minuscules) :
    • firstname pour la colonne des prénoms;
    • lastname pour la colonne des noms;
    • email pour la colonne des emails;
    • username pour la colonne des identifiants;
    • auth pour la colonne liée à la méthode d'authentification;
    • password pour la colonne vide des mots de passe (ils seront gérés par le ldap central institutionnel);
    • cohort1 pour la colonne de la cohorte (le numéro 1 n'est pas facultatif).
  • A ce stade, votre fichier devrait se présenter de cette manière (éventuellement avec les colonnes dans un ordre différent) :
liste interne

  • enregistrer le fichier au format .csv (comma separated values) en veillant bien à utiliser l'encodage UTF8; choisissez comme délimiteur virgule (,) ou point-virgule (;) Tuto Excel pour générer un fichier en UTF8
  • votre fichier est prêt pour l'import !
Si vous souhaitez que vos étudiants soient automatiquement inscrits à un cours et à un groupe donné dans ce cours, ajoutez 2 colonnes intitulées course1, group1 avec le code du cours et du groupe associé.
Plus d'informations sur les possibilités d'import d'utilisateurs dans Moodle ...

Importer la liste d'étudiants dans UCLine

L'import de la liste d'utilisateurs s'opère depuis le menu

Administration du site > Utilisateurs > Comptes > Importation d'utilisateurs

Chargez votre fichier .csv, veillez à bien sélectionner le délimiteur (virgule ou point-virgule), choisissez l'endodage UTF8 et sélectionnez une option qui vous permet de prévisualiser le résultat pour tous vos utilisateurs dans le menu Rangées de prévisualisation.

import d'utilisateurs

J'ai un message d'erreur lors de l'import ...

Attention, si lors de l'import vous avez un message d'erreur qui vous dit que votre fichier ne compte pas assez de colonnes, c'est sans doute lié au fait que vous n'avez pas indiqué le bon séparateur lors de l'import. Le séparateur est le caractère qui sert de séparateur entre les champs dans le fichier csv, c'est le plus souvent une virgule ou un point-virgule. Modifiez cette option et réessayez.
erreur import utilisateur


Moodle vous fournira une prévisualisation des comptes à créés avant d'opérer la création des comptes.

prévisualisation de l'import d'utilisateurs

S'il y a des soucis avec la création de certains comptes, la prévisualisation le signalera dans la colonne "Statut". Pour éviter de devoir gérer les utilisateurs qui ont déjà un compte sur UCLine manuellement, opérez le paramétrage ci-dessous pour l'import :

import d'utilisateurs paramètres

Si aucun souci n'est signalé, vous pouvez valider. Sinon, isolez les étudiants qui posent problème et traitez-les à postériori. Lors de la création des comptes externes un mail partira vers chaque utilisateur pour lui communiquer son identifiant et son mot de passe (généré automatiquement). Les comptes internes ldap sont créés sans notification des utilisateurs.

Si vous imposez le mot de passe aux utilisateurs (via une colonne "password" dans le fichier d'import), modifiez le paramètre "Mot de passe nouvel utilisateur" à la valeur "Champ requis dans le fichier".
Dans ce cas, aucun mail n'est adressé aux utilisateurs et vous devez donc leur communiquer leur mot de passe par un autre canal. Pour des raisons juridiques, notez qu'il est plutôt déconseillé d'imposer le mot de passe aux utilisateurs sans exiger qu'il soit modifié.

Importer une liste d'étudiants UCLouvain depuis un cours Moodle UCLouvain

Cette action est réservée aux administrateurs de la plateforme. Vous devez envoyer une demande via le Service Desk pour demander à ce qu'une liste d'étudiants d'un cours Moodle UCLouvain soient inscrits dans un cours UCLine.

* Réservé aux administrateurs *
En utilisant le menu Administration du site > Utilisateurs > Actions en lot sur les utilisateurs, il est possible de faire une recherche pour trouver la liste des étudiants d'un cours MoodleUCL (dans le filtre "Rôle dans le cours", choisissez le rôle étudiant et collez le code cours dans le champ ouvert). Après avoir sélectionné la liste des étudiants trouvés, on peut exporter leurs données au format csv, et ce fichier contient la précieuse colonne "username" qu'on ne peut pas obtenir via des exports de listes comme enseignant dans le cours. En conservant les colonnes "firstname", "lastname", "email" et "username" de ce fichier et en y ajoutant les colonnes "auth" avec la valeur "ldap" pour tous et la colonne "cohort1" qui contient le même nom de cohorte pour tous, on a un fichier prêt pour importation dans UCLine. Et les étudiants disposent ainsi d'un compte UCLine lié à leur compte utilisateur global UCLouvain.

Pour que cette liste d'étudiants soit inscrite à un cours UCLine, il faut ajouter une méthode d'inscription par synchronisation de cohorte dans ce cours comme expliqué ci-dessous.


Inscrire une cohorte aux cours concernés

Dans les cours concernés, vous devez ajouter une nouvelle méthode d'inscription Synchronisation des cohortes, via le menu de gestion de cours Participants > Méthodes d'inscription

ajout de la méthode d'inscription de synchronisation de cohorte

Dans l'écran qui suit veillez à bien choisir la cohorte de votre choix et laissez les autres paramètres à leur valeur par défaut.

méthode d'inscription par synchronisation de cohorte

Notez que vous pouvez choisir l'inscrire la cohorte dans un groupe existant du cours, de manière, par exemple à pouvoir envoyer des messages ciblés à un groupe (et donc à une cohorte).

Gérer plusieurs cohortes d'étudiants

Si vous souhaitez gérer plusieurs cohortes d'étudiants dans un même cours, vous pouvez le faire en suivant la procédure décrite ci-dessus deux fois. Vous créez deux cohortes puis vous ajoutez deux fois la méthode de synchronisation des cohortes pour chaucne des cohortes. Nous vous suggérons alors de créer des groupes associées à chaque cohorte et de synchoniser les groupes avec la cohorte via l'ajout de la méthode d'inscription par synchronisation des cohortes.

Si vous souhaitez par exemple envoyer un message à un seul groupe de participants, vous pouvez en suivant la procédure décrite dans le manuel MoodleUCL pour envoyer un message à un groupe d'étudiants .

Lorsque vous souhaitez désinscrire une cohorte, il vous suffit de supprimer la méthode d'inscription associée.


Ajouter un étudiant externe retardataire manuellement

Si un étudiant externe rejoint une cohorte en retard, vous pouvez créer son compte via le menu

Administration du site > Utilisateurs > Comptes > Ajouter un utilisateur

Veillez à spécifier un nom d'utilisateur avec la syntaxe nom.prenom.
Attention, les noms d'utilisateur ne peuvent pas contenir d'espace, de lettres accentuées ou de cédille. Pour les prénoms ou noms très longs, tronquez le nombre de caractères dans le username pour éviter qu'il dépasse 15 caractères.
Cochez la case Générer le mot de passe et informer l'utilisateur et complétez les nom, prénom et email. Les autres paramètres peuvent rester vides.

ajouter un utilisateur manuellement

Dès la validation, le compte utilisateur est créé et ses paramètres de connexion lui sont envoyés par mail.

Il reste encore à ajouter cette personne à la cohorte du programme de cours, via le menu

Administration du site > Utilisateurs > Comptes > Cohortes

Cliquez sur le bouton Ajouter des membres en regard de votre cohorte et ajoutez le retardataire (en recherchant son nom dans les utlisateurs potentiels et en utilisant la flêche pour le faire passer à gauche dans les membres). 

ajouter une membre à une cohorte

Il sera automatiquement inscrit à tous les cours où vous avez ajouté la méthode d'inscription par cohorte. 
Notez que vous pouvez aussi gérer les étudiants inscrits aux cohortes via le menu de catégorie de cours, mais ce menu ne permet pas de créer de nouveaux comptes utilisateurs.


Ajouter un étudiant UCLouvain retardataire manuellement

Pour créer un compte manuellement pour un étudiant UClouvain, vous devez disposer de l'identifiant (uid) lié à son compte utilisateur global.
Lorsque vous avez le rôle de Gestionnaire utilisateurs sur UCLine, vous avez accès au service Mail2uid qui vous permet d'obtenir l'identifiant global d'une personne (uid) sur base de son email. Tapez l'adresse mail dans le champ de recherche et récupérez l'uid.
Mail2uid

La création d'un compte s'effectue via le menu 

Administration du site > Utilisateurs > Comptes > Ajouter un utilisateur

Via cette interface vous complétez le nom d'utilisateur avec l'identifiant UCL de la personne, son nom, son prénom et son email et vous choisissez la méthode d'authentification LDAP. 

ajouter un utilisateur  uclouvain manuellement

Dès la validation, le compte utilisateur est créé mais l'utilisateur ne reçoit pas de mail de confirmation.

Il reste encore à ajouter cette personne à la cohorte du programme de cours, via le menu

Administration du site > Utilisateurs > Comptes > Cohortes

Cliquez sur le bouton Ajouter des membres en regard de votre cohorte et ajoutez le retardataire (en recherchant son nom dans les utlisateurs potentiels et en utilisant la flêche pour le faire passer à gauche dans les membres). 

ajouter une membre à une cohorte

Il sera automatiquement inscrit à tous les cours où vous avez ajouté la méthode d'inscription par cohorte. 
Notez que vous pouvez aussi gérer les étudiants inscrits aux cohortes via le menu de catégorie de cours, mais ce menu ne permet pas de créer de nouveaux comptes utilisateurs.


Désinscrire une cohorte d'un cours

Pour désinscrire une cohorte d'un cours, il vous suffit de supprimer la méthode d'inscription associée.


Supprimer une cohorte d'étudiants

Si vous souhaitez supprimer tous les comptes étudiants associés à une cohorte et supprimer la cohorte NE PASSEZ PAS PAR LE MENU DE GESTION DES COHORTES . Ce menu permet de supprimer les cohortes sans les vider de leurs utilisateurs.

Comme l'opération est délicate, elle est réservée aux administrateur UCLine. 

Si vous souhaitez supprimer une cohorte d'étudiants, contactez le Service Desk via le formulaire de déclaration UCline pour un problème dans un cours existant en nous précisant le code de la cohorte à supprimer.


Désactiver le compte d'un utilisateur

Si vous souhaitez bloquer l'accès d'un étudiant temporairement ou définitivement (pour non paiement des frais d'inscription par exemple), vous pouvez le faire en accédant au menu de gestion de cours Participants :

Recherchez le nom de l'étudiant ciblé et accédez au menu de modification de son inscription :
modifier l'inscription

Modifiez ensuite le statut de son inscription pour qu'il prenne la valeur Suspendu.

inscription statut suspendu

De cette manière, le participant ne perd aucune donnée dans le cours et retrouve toutes ses activités une fois que son compte est réactivé.