Manuel enseignant

Gérer mes étudiants

Dans UCLine, les gestionnaires utilisateurs peuvent eux-mêmes créer les comptes pour les utilisateurs, sur base d'une liste tableur bien formattée.

Une action réservée au gestionnaire utilisateurs

Dans UCLine, on autorise la création de d'utilisateurs en attribuant le rôle de Gestionnaire utilisateurs. Le plus souvent, la même personne cumule le rôle de gestionnaire de catégorie et de gestionnaire utilisateur. Pour la gestion de la plateforme, cela permet de bien mettre en évidence le responsable technique des cours d'un programme.

N'hésitez pas à consulter la page Comprendre les différents rôles sur UCLine pour en savoir plus.

Attention, la gestion des utilisateurs est un droit de niveau plateforme, vous accédez donc à tous les utilisateurs de la plateforme. 


Préparer la liste d'étudiants pour l'importation

Pour importer une liste d'étudiant, vous pouvez partir d'un fichier Excel qui reprend au minimum les noms, prénoms et emails des étudiants.

  • supprimer toutes les colonnes du fichier autres que nom, prénom et email;
  • ajouter une colonne pour les identifiants; vous devez vous-même composer les identifiants, sur base de la syntaxe prenom.nom en tronquant les noms/prénoms trop longs;
  • ajouter une colonne pour associer à chaque utilisateur le nom de cohorte de votre groupe (qui est donc le même pour tous); utilisez un nom qui explicite votre programme de formation car toutes les cohortes sont mises en commun au niveau de la plateforme; nous vous suggérons de rappeler l'année en cours dans le nom de cohorte, de manière à gérer facilement les cohortes qui se succèdent dans le cours;
  • l'ordre des colonnes n'a pas d'importance, par contre les colonnes doivent être libellées très précisémment (en respectant les minuscules) :
    • username pour la colonne des identifiants;
    • firstname pour la colonne des prénoms;
    • lastname pour la colonne des noms;
    • email pour la colonne des emails
    • cohort1 pour la colonne de la cohorte (le numéro 1 n'est pas facultatif).
  • A ce stade, votre fichier devrait se présenter de cette manière (éventuellement avec les colonnes dans un ordre différent) :

    liste d'utilisateur pour importer dans ucline

  • enregistrer le fichier au format .csv (comma separated values) en veillant bien à utiliser l'encodage UTF8; choisissez comme délimiteur virgule (,) ou point-virgule (;) Tuto Excel pour générer un fichier en UTF8
  • votre fichier est prêt pour l'import ! 
Notez que si vous souhaitez imposer le mot de passe aux utilisateurs, vous pouvez aussi ajouter une colonne password dans le fichier d'import et compléter les mots de passe souhaités pour vos utilisateurs.
Si vous souhaitez que vos étudiants soient automatiquement inscrits à un cours et à un groupe donné dans ce cours, ajoutez 2 colonnes intitulées course1, group1 avec le code du cours et du groupe associé.
Plus d'informations sur les possibilités d'import d'utilisateurs dans Moodle ...
Si vous étiez amené à inscrire des étudiants UCL sur UCLine, vous pouvez coupler leur compte UCLine à leur compte utilisateur global en indiquant leur identifiant global comme username, leur email officiel comme email et en ajoutant une colonne libellée auth à remplir sur chaque ligne avec la valeur ldap.


Si vous travailler sur votre première liste d'étudiants, vous pouvez nous la soumettre à 
ucline@uclouvain.be pour vérifier qu'elle est bien formatée.

Importer la liste d'étudiants dans UCLine

L'import de la liste d'utilisateurs s'opère depuis le menu

ADMINISTRATION > Administration du site > Utilisateurs > Comptes > Importation d'utilisateurs

Chargez votre fichier .csv, veillez à bien sélectionner le délimiteur (virgule ou point-virgule) et choisissez l'endodage UTF8.

import d'utilisateurs

Moodle vous fournira une prévisualisation des comptes à créés avant d'opérer la création des comptes.

prévisualisation de l'import d'utilisateurs

S'il y a des soucis avec la création de certains comptes, la prévisualisation le signalera dans la colonne "Statut".

Le reste de l'écran vous donnera une longue liste de paramètres que vous pouvez laisser à leur valeur par défaut sauf le paramètre Standardiser les noms d'utilisateurs, que nous vous demandons de mettre à Non.

paramètre d'import de listes utilsiateurs

Si aucun souci n'est signalé, vous pouvez valider, les comptes seront créés et un mail partira vers chaque utilisateur pour lui communiquer son identifiant et son mot de passe (généré automatiquement).

Si vous imposez le mot de passe aux utilisateurs (via une colonne "password" dans le fichier d'import), modifiez le paramètre "Mot de passe nouvel utilisateur" à la valeur "Champ requis dans le fichier".
Dans ce cas, aucun mail n'est adressé aux utilisateurs et vous devez donc leur communiquer leur mot de passe par un autre canal.

Inscrire une cohorte aux cours concernés

Dans les cours concernés, vous devez ajouter une nouvelle méthode d'inscription Synchronisation des cohortes, via le menu

ADMINISTRATION > Administration du cours > Utilisateurs > Méthodes d'inscription

ajout de la méthode d'inscription de synchronisation de cohorte

Dans l'écran qui suit veillez à bien choisir la cohorte de votre choix et laissez les autres paramètres à leur valeur par défaut.

méthode d'inscription par synchronisation de cohorte

Notez que vous pouvez choisir l'inscrire la cohorte dans un groupe existant du cours, de manière, par exemple à pouvoir envoyer des messages ciblés à un groupe (et donc à une cohorte).


Gérer plusieurs cohortes d'étudiants

Si vous souhaitez gérer plusieurs cohortes d'étudiants dans un même cours, vous pouvez le faire en suivant la procédure décrite ci-dessus deux fois. Vous créez deux cohortes puis vous ajoutez deux fois la méthode de synchronisation des cohortes pour chaucne des cohortes. Nous vous suggérons alors de créer des groupes associées à chaque cohorte et de synchoniser les groupes avec la cohorte via l'ajout de la méthode d'inscription par synchronisation des cohortes.

Si vous souhaitez par exemple envoyer un message à un seul groupe de participants, vous pouvez en suivant la procédure décrite dans le manuel MoodleUCL pour envoyer un message à un groupe d'étudiants.

Lorsque vous souhaitez désinscrire une cohorte, il vous suffit de supprimer la méthode d'inscription associée.


Ajouter un étudiant retardataire manuellement

Si un étudiant rejoint une cohorte en retard, vous pouvez créer son compte via le menu

ADMINISTRATION > Administration du site > Utilisateurs > Comptes > Ajouter un utilisateur

Veillez à spécifier un nom d'utilisateur avec la syntaxe nom.prénom, cochez la case Générer le mot de passe et informer l'utilisateur et complétez les nom, prénom et email. Les autres paramètres peuvent rester vides.

ajouter un utilisateur manuellement

Dès la validation, le compte utilisateur est créé et ses paramètres de connexion lui sont envoyés par mail.

Il reste encore à ajouter cette personne à la cohorte du programme de cours, via le menu

ADMINISTRATION > Administration du cours > Utilisateurs > Comptes > Cohortes

Cliquez sur le bouton Ajouter des membres en regard de votre cohorte et ajoutez le retardataire (en recherchant son nom dans les utlisateurs potentiels et en utilisant la flêche pour le faire passer à gauche dans les membres). 

ajouter une membre à une cohorte

Il sera automatiquement inscrit à tous les cours où vous avez ajouté la méthode d'inscription par cohorte. 
Notez que vous pouvez aussi gérer les étudiants inscrits aux cohortes via le menu de catégorie de cours, mais ce menu ne permet pas de créer de nouveaux comptes utilisateurs.


Désinscrire une cohorte d'un cours

Pour désinscrire une cohorte d'un cours, il vous suffit de supprimer la méthode d'inscription associée.


Supprimer une cohorte d'étudiants

Si vous souhaitez supprimer tous les comptes étudiants associés à une cohorte et supprimer la cohorte NE PASSEZ PAS PAR LE MENU DE GESTION DES COHORTES. Ce menu permet de supprimer les cohortes sans les vider de leurs utilisateurs.

Comme l'opération est délicate, elle est réservée aux administrateur UCLine. 

Si vous souhaitez supprimer une cohorte d'étudiants, contactez-nous via l'adresse ucline@uclouvain.be, en nous précisant le code de la cohorte à supprimer.