Charte d’utilisation de UCLine

1 Introduction

La plateforme UCLine a été mise en place afin d'apporter un soutien technologique aux enseignements à distance dispensés à l'UCLouvain. Par extension, les formations continuées, s'adressant à des membres externes et dispensées par les membres UCLouvain peuvent aussi bénéficier d'un espace sur UCLine. Cet outil permet à chaque enseignant de créer un espace réservé à chaque cours intégrant divers outils d'interaction avec les participants. UCLine a été configuré d'une manière différente Moodle UClouvain pour répondre au mieux au besoin de la formation continuée et de l'enseignement à distance. Les fonctionnalités offertes par la plateforme sont notamment les suivantes :

• gérer la création des comptes utilisateurs et leur inscription aux cours ;
• diffuser des supports de cours (syllabus, diaporamas) et autres ressources (liens web, animations, vidéos, ...);
• gérer un agenda du cours ; communiquer avec les participants par des annonces ou via Skype ;
• gérer des travaux à distance ;
• gérer les travaux de groupes à distance ;
• créer des exercices à correction automatique ;
• animer des forums de discussion ;
• gérer un carnet de notes et remettre des notes aux participants ;
• …

UCLine est propulsé par le logiciel libre Moodle qui compte plus de 35 développeurs de par le monde, et la communauté est animée par la société MoodleHQ.

L'aide technique et pédagogique concernant UCLine est assurée par le Service Desk. Les participants aux formations UCLine relaient leurs problèmes aux responsables de leur formation. Seuls les responsables internes sont autorisés à poser des questions en direct via la Service Desk.

La présente charte a pour but d’expliciter les prescrits légaux ainsi que la réglementation du Système d’Information (SI) UCLouvain dans le cadre de l’utilisation d’UCLine.

Dans ce document, il est fait référence aux règlements UCLouvain suivants :

• Code d’éthique et de déontologie applicable aux utilisateurs et utilisatrice du SI de l’UCLouvain;
  
• Procédure en matière d’infractions aux règles ou d’abus des services du SI de l’UCLouvain(page intranet).

2 La procédure d’accès à UCLine

UCLine est un service en ligne auquel on accède depuis un navigateur installé sur tout poste de travail connecté à la toile ; un identifiant et un mot de passe sont nécessaires.

2.1  Devenir gestionnaire de cours

UCLine a été configuré de manière à permettre à chaque gestionnaire de gérer ses utilisateurs de manière autonome. Il n'y a aucun lien entre UCLine et la base de données centrale des utilisateurs UCLouvain (serveur LDAP).

Les cours qui ciblent des membres UCLouvain (étudiant ou personnel) doivent être gérés via Moodle UCLouvain.

Pour pouvoir créer des cours sur UCLine, vous devez être membre UCLouvain et adresser une demande motivée via le formulaire de demande d'ajout nouveau programme de cours sur UCLine, en précisant les informations suivantes :

• le programme de cours concerné;
• les collaborations institutionnelles éventuelles;
• le public cible et le/les pays de résidence des participants;
• le nombre de participants espérés;
• les spécificités pédagogiques et technologiques de vos activités.

L'équipe des gestionnaires UCLine s'engage à donner suite à votre demande dans un délai de trois jours ouvrables et statuera de la recevabilité de votre demande après un échange présentiel ou téléphonique.

2.2  S'inscrire à un cours

Pour accéder à un cours sur UCLine, vous devez être en ordre des formalités administratives et paiement liés à l'inscription à votre programme de cours. Les comptes utilisateurs des participants sont directement gérés par les responsables du programme de cours et non par les gestionnaires UCLine. Les paramètres de connexion sont envoyés par mail aux participants lorsque leur inscription est en règle.

2.3  La disponibilité du service UCLine

L’équipe des gestionnaires d’UCLine s’efforce de maintenir le service accessible de manière permanente. Cependant, elle peut en interrompre l’accès, notamment pour des raisons de maintenance et de mise à niveau, ou pour toute autre raison, notamment technique, sans que celle-ci puisse être tenue pour responsable des conséquences de ces interruptions aussi bien pour les enseignants que pour les participants. L’équipe essaie, dans la mesure du possible, de tenir les utilisateurs informés des interruptions via des annonces affichées en page d'accueil. En général, les périodes de maintenance de UCLine sont planifiées durant l'été, en juillet.

3 Les règles de sécurité sur UCLine

En application du Code d’éthique et déontologique de l’UCLouvain applicable aux utilisateurs et utilisatrices du système d’information :

Chaque utilisateur d’UCLine doit veiller par son comportement à ne pas mettre en péril ni la sécurité, ni le bon fonctionnement du service UCLine.

Chaque utilisateur a notamment le devoir de préserver la confidentialité des comptes utilisateurs (identifiants et mots de passe) de manière à prévenir tout usage abusif ou frauduleux du service UCLine. En particulier, les utilisateurs ne transmettront en aucun cas leurs identifiants et mots de passe à des tiers, même aux gestionnaires du service UCLine. Ces derniers ont le privilège de pouvoir accéder aux profils des utilisateurs sur UCLine sans connaître leurs paramètres d’authentification. De plus, les gestionnaires UCLine ont accès aux cours à dépanner sans connaître les paramètres d’authentification des gestionnaires de cours.
Chaque utilisateur s’engage aussi à ne pas développer, installer ou copier des programmes destinés à contourner la sécurité ou saturer les ressources d’UCLine et à ne pas introduire des programmes nuisibles sur UCLine (virus notamment).

4 Les règles d’utilisation d’UCLine

4.1  Le principe général

L’utilisation d’UCLine s’inscrit dans le cadre de la mission d’enseignement de l’UCLouvain. Son usage n’est autorisé que dans le respect des valeurs qui définissent cette mission.

Les utilisateurs s’engagent en particulier à ne pas utiliser les listes d’adresses électroniques pour un autre objectif que pédagogique.

4.2  Les utilisations interdites

En application du Code d’éthique et déontologique de l’UCLouvain applicable aux utilisateurs et utilisatrices du système d’information, chaque utilisateur s’engage à ne faire aucune utilisation d’UCLine à caractère commercial, religieux, délictueux, criminel ou de nature à troubler l’ordre public. Les utilisateurs seront particulièrement attentifs dans les documents diffusés sur la plateforme et dans leurs interventions dans les forums de discussion. Les injures, la diffamation, la discrimination, la pornographie et l’incitation à la violence sont notamment proscrites.
L’équipe des gestionnaires UCLine n’exerce ni surveillance, ni contrôle éditorial systématique sur les contenus diffusés sur UCLine. L’équipe ne pourra être tenue pour responsable des contenus et messages échangés. Toutefois, lors de manoeuvres de maintenance globale, les gestionnaires UCLine peuvent détecter des utilisations interdites et agir pour y mettre fin.

4.3  L’optimisation de l’usage des espaces de cours

Dans un but de gestion efficace des ressources informatiques, les gestionnaires de cours s’engagent à éviter de dupliquer leurs cours, à réutiliser le même espace de cours chaque année en exploitant la possibilité de masquer certains contenus et de les afficher au fil de la progression dans le cours.

4.4  L’optimisation des ressources diffusées

Les enseignants et participants qui soumettent des documents sur UCLine s’engagent à optimiser leurs fichiers pour qu’ils soient aussi légers que possible. Les utilisateurs seront particulièrement attentifs à optimiser les images, qui sont souvent très lourdes, introduites dans des documents. En cas de diffusion de fichiers très lourds sur UCLine, il est recommandé d’en informer les utilisateurs par un commentaire associé au document.
Les utilisateurs sont informés que, souvent, la conversion des documents au format PDF permet de les alléger.

5 Le respect du droit d’auteur sur UCLine

5.1  La diffusion de ressources

La diffusion sur UCLine d’articles, de documents, de photographies et plus généralement de toute œuvre originale doit se faire dans le strict respect de la loi relative aux droits d’auteur intégrée au livre XI du Code de Droit Economique.

5.1.1 Si l’utilisateur diffuse des œuvres ou des extraits d’œuvres dont il n’est pas l’auteur :

L’utilisateur est tenu d’obtenir l’accord dudit auteur, sauf s’il peut se prévaloir de l’exception légale de citation (a) ou de l’exception légale de reproduction et de communication à des fins d’illustration de l’enseignement ou de recherche (b).

1. L’exception de citation :
   Les citations (brefs extraits) d’une œuvre ne nécessitent pas l’autorisation de l’auteur lorsqu’elles ont lieu dans un but de critique, de polémique ou d’enseignement, dans des travaux scientifiques, ou dans une revue de presse, et UNIQUEMENT SI elles sont effectuées conformément aux usages honnêtes reconnus dans le milieu universitaire ; dans la seule mesure justifiée par le but poursuivi ; et sans porter atteinte à l’exploitation normale de l’œuvre (aux droits de l’auteur). De plus, le nom de l’auteur et la source d’où est extraite la citation doivent être mentionnés.
   Si les conditions sont remplies, l’exception de citation s’appliquera sans distinction tant pour les œuvres reproduites et communiquées dans des cours à accès restreint (accessibles après authentification) que pour les œuvres reproduites et communiquées dans des cours publics en accès libre.
2. L’exception légale de reproduction et de communication à des fins d’illustration de l’enseignement ou de recherche :
   La reproduction et la communication d’œuvres (contrairement à l’exception de citation, l’exception enseignement/recherche peut s’appliquer en cas de reproduction intégrale d’articles – pas de livres) ou d’extraits d’œuvres à des fins d’illustration de l’enseignement ou de recherche ne nécessitent pas l’autorisation de l’auteur UNIQUEMENT SI la communication n’a pas de but lucratif ; et – en cas de mise en ligne – se fait par un réseau de transmission fermé autrement dit dans les cours en accès restreints (accessibles après authentification). De plus, le nom de l’auteur et la source complète d’où est extraite l’œuvre doivent être mentionnés.
   Si le cours est en accès libre, l’utilisateur devra obtenir l’autorisation de l’auteur des œuvres (articles) ou extraits d’oeuvres reproduits et communiqués, sauf si ces extraits peuvent être considérés comme des citations. En effet, l’exception de citation peut s’appliquer – moyennant le respect des autres conditions fixées par la loi – quelque soit le mode de communication et si c’est en ligne sans distinction entre un accès libre ou restreint.

5.1.2 Si l’utilisateur diffuse des œuvres ou des extraits d’œuvres dont il est l’auteur :

 Il est recommandé à l’utilisateur/auteur d’ ajouter une notice exposant les usages autorisés de l’oeuvre (téléchargement, impression, redistribution...). À cet égard, les licences « Creative Commons » peuvent être un bon moyen de protéger les contenus.

5.2   L’exploitation des ressources

Nous attirons l’attention des utilisateurs sur le fait que tout ce qui n’est pas explicitement autorisé est interdit. L’absence de notice ou de limite d’utilisation ne donne donc aucun droit sur les documents diffusés.
Les utilisateurs ne peuvent télécharger les contenus d’UCLine et en réaliser des copies (papiers ou numériques) qu’à des fins privées, d’étude et en un seul exemplaire sous réserve d’exceptions motivées. Il est interdit de diffuser la version numérique ou papier d’un support de cours numérique ou papier.
La législation sur le droit d’auteur s’appliquant aux ressources multimédias mises en ligne, toute reproduction, adaptation, représentation, modification, incorporation, traduction, commercialisation partielle ou intégrale des éléments contenus dans UCLine est interdite, sauf contre-indication dans la notice d’utilisation associée au document ou accord de l’enseignant. Seules sont autorisées la citation et la reproduction/communication à des fins d’illustration de l’enseignement ou de recherche dans les limites exposées ci-dessus.

5.3   La détection du plagiat dans les travaux étudiants

Depuis la rentrée 2009, les travaux des étudiants de l’Université catholique de Louvain sont susceptibles d’être contrôlés avec le logiciel de détection du plagiat Compilatio.net. Ce logiciel est intégré aux outils "Devoir" et "Atelier" de UCLine et peut aussi être utilisé par les enseignants hors plateforme. Le logiciel Compilatio compare les travaux étudiants avec les ressources disponibles en ligne et dans sa base de données, et fournit un rapport explicitant les similitudes à l'enseignant.
Plus de renseignement sur le plagiat à l'UCLouvain ...

6 La protection de la vie privée sur UCLine

6.1. Législation applicable

L’UCLouvain, en tant que responsable du traitement, s’engage à respecter la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, et plus particulièrement le Règlement général sur la protection des données (ci-après « RGPD ») et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

En outre, l'UCLouvain applique également les dispositions de la Convention Collective de Travail No 81 relative à la protection de la vie privée des travailleurs à l'égard du contrôle des données de communication électroniques en réseau.

6.2. Données à caractère personnel traitées et durée de conservation

La plateforme UCLine comporte des parties publiques accessibles à n'importe quel visiteur et des parties à accès restreint à certaines catégories d'utilisateurs.

Par « donnée à caractère personnel », on entend : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.  Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Les données à caractère personnel pouvant être collectées lors de l’utilisation de la plateforme UCLine sont les suivantes :

• Le domaine Internet à partir duquel vous accédez à la plateforme ;
• L’adresse IP de l'ordinateur à partir duquel vous accédez à la plateforme ;
• Toutes les données concernant les pages que vous avez consultées sur la plateforme et les dernières actions que vous avez effectuées au travers de ces pages ;
• Votre adresse de courrier électronique fournie lors de votre inscription ;
• Votre identification comme utilisateur lorsque vous accédez à une partie à accès restreint de la plateforme ;
• Vos résultats aux exercices et aux travaux, ainsi que votre progression dans les parcours pédagogiques (ces informations sont partagées uniquement avec vos enseignants) ;
• Toute autre donnée fournie à l’UCLouvain, par exemple dans le cadre d'enquêtes ou d'inscriptions sur notre plateforme ou expression de préférences dans les informations à vous communiquer.

Dans UCLine, les données à caractère personnel concernées sont aussi principalement toutes les informations liées au cours (supports, feuilles de TP, « chat », forum, agenda, cotes, interviews, enquêtes, etc.) lorsqu’elles sont associées à :

• Un nom de famille,
• Un e-mail,
• Un numéro de matricule (NOMA, FGS, ...),
• Un numéro de téléphone ou GSM,
• Une adresse

et ce qu’elle qu’en soit la forme : donnée écrite, graphique, numérique, photographique ou acoustique.

Les données à caractère personnel peuvent être traitées de trois manières différentes :

• Par le biais de « cookies » : un « cookie » est un petit fichier envoyé par notre serveur Internet, qui s'enregistre sur le disque de votre ordinateur ; il garde la trace du site Internet visité et contient un certain nombre d'informations sur cette visite. Il vous est possible d'être informé de l'envoi de ce « cookie » et de vous y opposer en configurant de manière appropriée le navigateur que vous utilisez pour accéder à notre plateforme ;
• Par le biais de formulaires à remplir pour obtenir certains services disponibles ou pour effectuer certaines activités sur la plateforme ;
• Automatiquement lors de l'accès aux différentes pages de la plateforme .

Les données à caractère personnel traitées par l’UCLouvain sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales ou nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

6.3. Bases de licéité et finalités poursuivies

La plateforme UCLine est un outil pédagogique utilisé à l’UCLouvain, dans le cadre de sa mission d’enseignement. Le traitement, effectué sur les données à caractère personnel par l’UCLouvain, en sa qualité de responsable du traitement, a pour bases de licéité non seulement l’exercice de la mission d’intérêt public de l’UCLouvain en matière d’enseignement et de formation, mais aussi l’intérêt légitime de l’UCLouvain ; cette dernière recourant à cet outil dans l’intérêt des enseignements et formations qu’elle propose.

Le traitement de données à caractère personnel effectués par l’UCLouvain, en sa qualité de responsable du traitement, poursuit les finalités suivantes :

• Fournir aux gestionnaires de cours les informations nécessaires à l'organisation de leurs activités d'enseignement et de formation ;
• Fournir aux participants les informations nécessaires pour le suivi de leurs enseignements et formations ;
• Assurer la gestion efficace de la plateforme (par exemple : amélioration de la qualité des informations disponibles ; amélioration de l'ergonomie ; amélioration de la gestion ; optimisation de la navigation ; réalisation de statistiques globales et anonymes ; etc.) ;
• Permettre une réponse aux demandes des utilisateurs (par exemple : identification des informations à fournir à chacun ; réponses aux questions formulées ; fourniture automatique d'informations : nouvelles, bulletins sur base, notamment, de préférences exprimées ; fourniture d’informations que l’UCLouvain estime utile de communiquer sur base des pages que vous avez consultées lors d’une visite précédente ; etc.) ;
• Permettre des recherches scientifiques sur l'apprentissage en ligne au travers de traitements globaux et anonymes et ainsi contribuer à la réflexion générale de l’institution sur les processus cognitifs et l’apprentissage.

Les données à caractère personnel collectées peuvent en outre être traitées à des fins archivistiques, historiques, statistiques et scientifiques dans le respect de la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

Les données à caractère personnel collectées ne sont ni cédées, ni transmises à aucune autre organisation. Toutefois, l’UCLouvain se réserve le droit de divulguer des données à caractère personnel sur requête d'une autorité légale ou judiciaire en conformité des lois et réglementations en vigueur.

6.4. Traitement des travaux soumis au logiciel de détection du plagiat

Les documents déposés sur Compilatio sont hébergés en France, et servent uniquement à des fins de recherche du plagiat. Les droits sur ces travaux restent la propriété des étudiants et/ou de l'UCLouvain. Compilatio s’engage à ne pas publier les contenus originaux des documents, et un utilisateur externe ne peut en aucun cas y accéder. Les données à caractère personnel de l’étudiant (nom, prénom, email, établissement) sont anonymisées et inaccessibles aux autres établissements utilisateurs. Les échanges avec Compilatio sont soumis à un cryptage SSL, pour une sécurité maximale.

6.5. Engagements des utilisateurs

Les utilisateurs de la plateforme UCLine s’engagent à respecter la législation applicable en matière de droit à la vie privée, et en particulier le RGPD et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. A cet égard, lorsque ces utilisateurs veillent notamment à ne traiter des données à caractère personnel qu’après obtention du consentement préalable des personnes concernées. Ce consentement doit être libre, spécifique et éclairé. Quant aux données traitées, elles doivent répondre à certaines exigences de qualité, à savoir être  :

• Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
• Exactes et si nécessaire mises à jour ;
• Et conservées sur la plateforme pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les gestionnaires de cours publics sont informés que tous leurs contenus peuvent être indexés par les moteurs de recherche comme Google et ils s’engagent à être particulièrement vigilants quant aux données à caractère personnel diffusées sur les utilisateurs dans leurs cours.

6.6. Droits des utilisateurs

Conformément à la législation applicable, et sous réserve des conditions limitatives qu’elle prévoit, les utilisateurs disposent d’un droit d’accès aux données qui les concernent, un droit à la limitation du traitement de leur donnée, d’un droit à la portabilité, d’un droit d’opposition ainsi que d’un droit de rectification et un droit d’effacement.

Les utilisateurs disposent en outre du droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données.

6.7. Sécurité

L'équipe de gestion de la plateforme UCLine assure une utilisation conforme des données à caractère personnel au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et adopte des mesures techniques et organisationnelles adéquates en vue de garantir une sécurité appropriée des données à caractère personnel, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle.

6.8. Contact

Pour tout exercice de droit ou pour toute question ou remarque relative à la protection des données à caractère personnel sur UCLine, merci de contacter l'adresse privacy@uclouvain.be en étant le plus précis possible quant à l’objet de votre demande et en fournissant une preuve d’identité. 

7 En cas d’infraction à cette charte

7.1  Les dispositions à prendre

Les utilisateurs peuvent faire état du non-respect des présents prescrits lors de l’utilisation de UCLine via le formulaire de déclaration d'un problème dans un cours UCLine existant.

7.2  Les sanctions encourues

Conformément au document Procédure en matière d’infractions aux règles ou abus des services du SI, une violation grave ou répétée des principes énoncés plus haut entraîne le retrait de l’accès à UCLine. En outre, les abus seront dénoncés, sauf urgents et infractions graves, et portés directement à la connaissance des autorités académiques ou administratives compétentes. Sont réservés le remboursement des frais résultant de l’utilisation abusive de son identification ainsi que d’éventuelles poursuites judiciaires.